Como criar um escritório de representação em Singapura: Um guia passo-a-passo

Com uma legislação fiscal eficaz, um sistema judicial sólido e uma localização estratégica no sudeste asiático, Singapura é um dos principais destinos comerciais do mundo. Um escritório de representação é uma opção simples e económica para as empresas internacionais que pretendem entrar no mercado de Singapura sem criar uma filial. Sem os incómodos inerentes ao lançamento de uma empresa de pleno direito, um escritório de representação permite às empresas promover produtos, efetuar estudos de mercado e cultivar ligações.

Este guia irá guiá-lo pelas etapas essenciais, requisitos legais e considerações sobre a abertura de um escritório de representação em Singapura para garantir uma configuração perfeita.

Critérios de elegibilidade para o estabelecimento de um escritório de representação em Singapura

Para abrir um escritório de representação em Singapura, as empresas devem cumprir requisitos específicos. Estas normas ajudam a confirmar que a empresa é uma sociedade estrangeira válida e que as operações do escritório de representação estão em conformidade com a legislação de Singapura.

Idade da empresa

A empresa estrangeira deve demonstrar experiência operacional, exercendo a sua atividade durante, pelo menos, três anos. Este requisito ajuda a garantir que a empresa-mãe está bem estabelecida e é suficientemente estável para gerir as operações em Singapura.

Volume de negócios mínimo

Para reforçar a credibilidade, a empresa estrangeira deve registar um volume de negócios anual mínimo de 250 000 USD. Este valor de referência garante que a empresa-mãe dispõe de recursos financeiros suficientes para sustentar as actividades de um escritório de representação.

Limitações para os trabalhadores

A RO pode contratar um máximo de cinco trabalhadores. A empresa-mãe deve nomear um representante principal para supervisionar as operações e enviá-lo para Singapura.

Requisitos de nomeação

O nome do escritório de representação deve coincidir com o nome da empresa-mãe. Isto ajuda a manter a coerência e garante que o RO é identificado como uma extensão da empresa estrangeira.

Identificação clara

Um escritório de representação deve identificar-se como tal em todas as formas de comunicação e de marca. O estatuto do RO deve ser explicitamente indicado em:

• Crachás e cartões de identificação dos empregados.
• Cartões de visita utilizados pelos membros do pessoal.
• Placas, sinalética e materiais de correspondência, tais como e-mails, cartas e facturas.

Obrigações legais

Embora uma OR não exerça actividades geradoras de receitas, continua a estar sujeita a determinadas obrigações legais ao abrigo da legislação de Singapura. Essas obrigações incluem

• Conformidade fiscal: A OR deve cumprir a regulamentação fiscal aplicável, nomeadamente o pagamento de impostos sobre os salários do pessoal.
• Relatórios anuais: O RO deve apresentar declarações anuais às autoridades competentes.
• Manutenção de registos: Devem ser mantidos registos e contas adequados para efeitos de auditoria e análises regulamentares.

Documentos necessários para registar um escritório de representação em Singapura

Para registar um Escritório de representação em SingapuraÉ necessária a seguinte documentação:

Documentos essenciais para o registo

Os seguintes documentos devem ser apresentados durante o processo de registo para verificar os dados da empresa-mãe e garantir a conformidade com a regulamentação de Singapura:

1. Certificado de constituição ou registo comercial

É necessária uma cópia em papel do registo comercial ou do certificado de constituição da empresa-mãe.

2. Demonstrações financeiras e relatórios de auditoria

É essencial enviar cópias electrónicas das demonstrações financeiras mais recentes da empresa-mãe e dos relatórios auditados. Estes registos atestam a estabilidade económica da empresa e garantem que esta cumpre os requisitos de um volume de negócios mínimo.

3. Descrição das actividades propostas

As actividades propostas pelo gabinete de representação devem ser explicadas em pormenor. A descrição deve permitir concluir que o gabinete se dedicará a actividades não comerciais, como estudos de mercado, publicidade ou trabalho de ligação.

4. Nomeação de um representante principal

A empresa-mãe deve nomear um representante principal para supervisionar as actividades do RO em Singapura.

Requisitos linguísticos para a documentação

As empresas devem apresentar todos os documentos em inglês. A empresa estrangeira é responsável por fornecer traduções certificadas em inglês se os documentos originais estiverem numa língua diferente.

• A apresentação de documentação incorrecta ou incompleta atrasa desnecessariamente o processamento.
• Incoerências significativas ou falta de documentação podem mesmo resultar na recusa do pedido.
• As empresas devem dedicar tempo suficiente à preparação dos documentos necessários para garantir a sua exatidão e exaustividade.

Requisitos adicionais para a empresa-mãe

Para criar um RO em Singapura, a empresa-mãe tem de preencher os seguintes requisitos:

Volume de negócios mínimo e historial de exploração

A empresa deve gerar pelo menos 250 000 USD de receitas anuais. Deve estar em atividade há, pelo menos, três anos.

Restrição de pessoal

A RO só pode contratar um máximo de quatro trabalhadores, incluindo trabalhadores nacionais e estrangeiros.

Conta Corppass

• Antes de solicitar o registo RO, todas as empresas estrangeiras devem ter uma conta Corppass.
• O administrador designado da Corppass deve ter um número NRIC/FIN atualizado.
• As empresas sem números NRIC/FIN devem recorrer a um procurador local externo para gerir o processo de registo do RO.

Como criar um escritório de representação em Singapura

É possível iniciar o registo do escritório de representação Singapura após ter obtido toda a documentação necessária. Os procedimentos essenciais para a criação de um escritório de representação em Singapura são os seguintes

Passo 1: Apresentar a candidatura através da Enterprise Singapore

• A Enterprise Singapore, o organismo governamental responsável pelo registo dos RO, processa os pedidos de estabelecimento de um escritório de representação. Juntamente com o pedido, deve ser fornecido um resumo das operações propostas para o escritório de representação e pormenores sobre a situação financeira da empresa-mãe.

Etapa 2: Apresentar documentos comprovativos

É necessário anexar os seguintes documentos comprovativos:

• Os três anos mais recentes de demonstrações financeiras auditadas da empresa-mãe.
• Prova do registo comercial nacional da empresa-mãe.
• Uma lista dos empregados responsáveis pela gestão da OR em Singapura.

Passo 3: Pagar a taxa de registo

• As empresas devem pagar uma taxa de registo para registar um RO, normalmente entre SGD 200 e SGD 300, dependendo do tipo de empresa.

Etapa 4: Aprovação e início das operações

Uma vez aprovado, o escritório de representação pode iniciar imediatamente as suas actividades.

• O RO funciona inicialmente por um ano e deve renovar o seu registo anualmente.
• Um RO pode funcionar em Singapura durante três anos, no máximo, antes de transitar para outra estrutura empresarial para prosseguir as suas actividades.

Vantagens da criação de um escritório de representação em Singapura

Localização estratégica

Situada no cruzamento de importantes rotas comerciais, Singapura tem uma localização ideal para proporcionar acesso aos mercados do Sudeste Asiático. As empresas da zona podem operar mais facilmente graças a esta vantagem geográfica.

Ambiente favorável às empresas

A economia forte e a situação política estável de Singapura tornam-na desejável para as empresas internacionais. As suas leis pró-empresas atraem tanto as empresas em fase de arranque como as grandes empresas.

Baixos custos de instalação

Em comparação com outros formatos empresariais, como filiais ou sucursais, a abertura de um escritório de representação implica normalmente custos de instalação mais baixos. Este facto torna-o uma opção acessível para as empresas internacionais que pretendem testar o mercado.

Presença da marca

O estabelecimento de um RO aumenta o perfil da sua empresa em Singapura e no mercado do Sudeste Asiático. Pode ajudá-lo a ganhar a confiança dos parceiros e clientes locais, demonstrando a sua dedicação à região.

Não é necessário um parceiro local

Ao contrário de vários outros países, Singapura permite que as empresas estrangeiras abram um escritório de representação sem necessitarem de um parceiro local, dando-lhes total autonomia operacional.

Facilidade de comunicação

Uma vez que o inglês é uma das línguas oficiais de Singapura, as empresas internacionais podem comunicar de forma mais eficiente e encontrar menos barreiras linguísticas durante as reuniões de negócios.

Processo de aprovação rápido

As empresas podem iniciar as suas actividades mais cedo porque o processo de registo do escritório de representação é relativamente rápido, exigindo normalmente apenas cinco dias úteis.

Actividades proibidas para os escritórios de representação em Singapura

Segue-se um resumo das actividades que um escritório de representação não pode realizar:

1. Exercício de actividades comerciais ou de geração de receitas

Os escritórios de representação não podem exercer actividades comerciais, como a compra ou venda de bens ou serviços. Esta restrição garante que os RO permaneçam não comerciais e não entrem em concorrência com as empresas locais.

2. Prestação de serviços de consultoria

Os RO não podem oferecer serviços de consultoria nem prestar aconselhamento remunerado aos clientes.

3. Celebração ou negociação de contratos comerciais

A OR não pode celebrar acordos, negociar contratos ou emitir facturas em nome da empresa-mãe. Essas actividades são da competência de uma entidade empresarial e não de uma OR, uma vez que envolvem compromissos comerciais diretos.

4. Aluguer de armazéns

Uma vez que os OR não podem armazenar mercadorias para fins comerciais, esta atividade não está em conformidade com as suas funções aprovadas.

5. Procura ou identificação de fornecedores

Embora as ORs possam realizar estudos de mercado para analisar fornecedores e tendências do sector, não podem procurar ativamente ou celebrar acordos com fornecedores para a empresa-mãe.

6. Participação em actividades de promoção

São proibidas as actividades promocionais, como a publicidade, as campanhas de marketing ou as iniciativas de relações públicas destinadas a aumentar as vendas ou a criar oportunidades de rendimento.

Conclusão

Um método inovador e eficaz para as empresas internacionais acederem ao mercado de Singapura e investigarem as perspectivas de negócio sem terem de lidar com as dificuldades de estabelecer uma filial de pleno direito é abrir um escritório de representação no país. No entanto, é fundamental compreender os requisitos de elegibilidade, o tipo de operações que um escritório de representação está autorizado a realizar e a documentação necessária para o registo.

Utilizando estas orientações, as empresas estrangeiras podem estabelecer com êxito um escritório de representação em Singapura e garantir o cumprimento de todos os requisitos regulamentares. Para garantir que o processo decorre sem problemas e respeita a legislação local, é aconselhável obter aconselhamento de um prestador de serviços profissional ou de um consultor jurídico para obter apoio adicional.