Een vertegenwoordigingskantoor opzetten in Singapore: Een stap-voor-stap handleiding

Met zijn effectieve belastingwetgeving, sterke rechtssysteem en strategische ligging in Zuidoost-Azië is Singapore een van 's werelds beste zakelijke bestemmingen. Een vertegenwoordigingskantoor is een eenvoudige en betaalbare optie voor internationale bedrijven die de Singaporese markt willen betreden zonder een dochteronderneming op te richten. Zonder de rompslomp van het opstarten van een volwaardig bedrijf, stelt een vertegenwoordigingskantoor bedrijven in staat om goederen te promoten, marktonderzoek te doen en contacten te leggen.

Deze gids neemt je mee door de essentiële stappen, wettelijke vereisten en overwegingen bij het openen van een vertegenwoordigingskantoor in Singapore om een naadloze installatie te garanderen.

Criteria voor het vestigen van een vertegenwoordigingskantoor in Singapore

Om een vertegenwoordigingskantoor te openen in Singapore, moeten bedrijven voldoen aan specifieke vereisten. Deze normen helpen bevestigen dat het bedrijf een geldig buitenlands bedrijf is en dat de activiteiten van het vertegenwoordigingskantoor voldoen aan de Singaporese wetgeving.

Leeftijd bedrijf

Het buitenlandse bedrijf moet operationele ervaring aantonen door minstens drie jaar zaken te doen. Deze vereiste helpt ervoor te zorgen dat het moederbedrijf goed gevestigd en stabiel genoeg is om de activiteiten in Singapore te leiden.

Minimumomzet

Om de geloofwaardigheid verder te vergroten, moet het buitenlandse bedrijf een minimale jaaromzet van 250.000 USD halen. Deze benchmark zorgt ervoor dat het moederbedrijf voldoende financiële middelen heeft om de activiteiten van een vertegenwoordigingskantoor te ondersteunen.

Beperkingen voor werknemers

De RO kan maximaal vijf werknemers aannemen. Het moederbedrijf moet een hoofdvertegenwoordiger aanwijzen om toezicht te houden op de activiteiten en deze naar Singapore sturen.

Vereisten voor naamgeving

De naam van het vertegenwoordigingskantoor moet overeenkomen met de naam van het moederbedrijf. Dit helpt om consistentie te behouden en zorgt ervoor dat de RO wordt geïdentificeerd als een verlengstuk van het buitenlandse bedrijf.

Duidelijke identificatie

Een vertegenwoordigingskantoor moet zichzelf als zodanig identificeren in alle vormen van communicatie en branding. De status van het RO moet expliciet worden vermeld op:

• Personeelsbadges en identificatiekaarten.
• Visitekaartjes gebruikt door personeelsleden.
• Plaquettes, bewegwijzering en correspondentiemateriaal zoals e-mails, brieven en facturen.

Wettelijke verplichtingen

Hoewel een RO geen inkomsten genereert, is het nog steeds onderworpen aan bepaalde wettelijke verplichtingen onder de Singaporese wetgeving. Deze verplichtingen omvatten:

• Naleving van belastingwetgeving: De RO moet zich houden aan de toepasselijke belastingregels, zoals het betalen van belastingen op de salarissen van het personeel.
• Jaarlijkse rapportage: De RO moet jaarlijks aangifte doen bij de relevante autoriteiten.
• Bijhouden van gegevens: Er moet een goede administratie en boekhouding worden bijgehouden voor auditdoeleinden en controles door regelgevende instanties.

Benodigde documenten voor het registreren van een vertegenwoordigingskantoor in Singapore

Een Vertegenwoordiging SingaporeHet volgende papierwerk is vereist:

Essentiële documenten voor registratie

De volgende documenten moeten worden ingediend tijdens het registratieproces om de gegevens van het moederbedrijf te verifiëren en naleving van de Singaporese regelgeving te garanderen:

1. Oprichtingsakte of bedrijfsregistratie

Een soft copy van de bedrijfsregistratie of het oprichtingscertificaat van het moederbedrijf is noodzakelijk.

2. Jaarrekeningen en controleverslagen

Het is essentieel om kopieën van de meest recente jaarrekeningen en gecontroleerde rapporten van het moederbedrijf mee te sturen. Deze gegevens getuigen van de economische stabiliteit van het bedrijf en garanderen dat het voldoet aan de eisen voor een minimale omzet.

3. Beschrijving van voorgestelde activiteiten

De voorgestelde activiteiten van de RO moeten in detail worden uitgelegd. Uit de beschrijving moet blijken dat het bureau betrokken zal zijn bij niet-commerciële activiteiten zoals marktonderzoek, reclame of verbindingswerk.

4. Benoeming van een hoofdvertegenwoordiger

Het moederbedrijf moet een hoofdvertegenwoordiger benoemen die toezicht houdt op de activiteiten van de RO in Singapore.

Taalvereisten voor documentatie

Bedrijven moeten alle documenten in het Engels indienen. Het buitenlandse bedrijf is verantwoordelijk voor het geven van gecertificeerde Engelse vertalingen als de originele documenten in een andere taal zijn.

• Het indienen van onjuiste of onvolledige documentatie vertraagt de verwerking onnodig.
• Aanzienlijke inconsistenties of ontbrekende documentatie kunnen er zelfs toe leiden dat de aanvraag wordt afgewezen.
• Bedrijven moeten voldoende tijd uittrekken voor het opstellen van de vereiste documenten om de nauwkeurigheid en volledigheid ervan te garanderen.

Aanvullende vereisten voor moedermaatschappij

Om een RO in Singapore te creëren, moet het moederbedrijf aan de volgende eisen voldoen:

Minimumomzet en bedrijfsgeschiedenis

Het bedrijf moet jaarlijks minstens 250.000 USD aan inkomsten genereren. Het moet minstens drie jaar bestaan.

Personeelsbeperking

De RO kan maximaal vier werknemers inhuren, waaronder binnenlandse en buitenlandse werknemers.

Corppass-account

• Voordat ze een RO-registratie kunnen aanvragen, moeten alle buitenlandse bedrijven een Corppass-rekening hebben.
• De aangewezen Corppass-beheerder moet een geldig NRIC/FIN-nummer hebben.
• Bedrijven zonder NRIC/FIN-nummers moeten een externe lokale proxy gebruiken om het RO-registratieproces te beheren.

Een vertegenwoordigingskantoor opzetten in Singapore

U kunt de registratie vertegenwoordigingskantoor Singapore proces nadat je al het vereiste papierwerk hebt verkregen. De belangrijkste procedures voor het opzetten van een vertegenwoordigingskantoor in Singapore zijn als volgt.

Stap 1: Dien de aanvraag in via Enterprise Singapore

• Enterprise Singapore, de overheidsinstantie die verantwoordelijk is voor het registreren van RO's, behandelt aanvragen voor het opzetten van een vertegenwoordigingskantoor. Samen met de aanvraag moeten een samenvatting van de voorgestelde activiteiten van het vertegenwoordigingskantoor en gegevens over de financiële draagkracht van het moederbedrijf worden verstrekt.

Stap 2: Ondersteunende documenten indienen

Je moet de volgende bewijsstukken bijvoegen:

• De meest recente gecontroleerde jaarrekeningen van de moedermaatschappij over drie jaar.
• Bewijs van binnenlandse bedrijfsregistratie van het moederbedrijf.
• Een lijst van de werknemers die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de RO in Singapore.

Stap 3: De indieningstaks betalen

• Bedrijven moeten een bedrag betalen om een RO te registreren, meestal tussen SGD 200 en SGD 300, afhankelijk van het soort bedrijf.

Stap 4: Goedkeuring en start van de werkzaamheden

Na goedkeuring kan het vertegenwoordigingskantoor onmiddellijk van start gaan.

• De RO werkt in eerste instantie voor een jaar en moet zijn registratie jaarlijks vernieuwen.
• Een RO kan maximaal drie jaar in Singapore werken voordat ze overstapt op een andere bedrijfsstructuur om haar activiteiten voort te zetten.

Voordelen van het opzetten van een vertegenwoordigingskantoor in Singapore

Strategische locatie

Singapore ligt op het kruispunt van belangrijke handelsroutes en is daardoor ideaal gelegen om toegang te bieden tot Zuidoost-Aziatische markten. Bedrijven in het gebied kunnen gemakkelijker opereren dankzij dit geografische voordeel.

Bedrijfsvriendelijke omgeving

De sterke economie en stabiele politieke situatie van Singapore maken het land aantrekkelijk voor internationale bedrijven. De pro-business wetten trekken zowel startups als grote ondernemingen aan.

Lage installatiekosten

In vergelijking met andere bedrijfsformules zoals dochterondernemingen of filialen, brengt het openen van een vertegenwoordigingskantoor doorgaans lagere opstartkosten met zich mee. Dit maakt het een betaalbare keuze voor internationale bedrijven die de markt willen testen.

Merkaanwezigheid

Het vestigen van een RO verhoogt het profiel van je bedrijf in Singapore en de grotere Zuidoost-Aziatische markt. Het kan je helpen het vertrouwen van lokale partners en klanten te winnen door je toewijding aan het gebied te tonen.

Geen lokale partner nodig

In tegenstelling tot verschillende andere landen staat Singapore buitenlandse bedrijven toe om een vertegenwoordigingskantoor te openen zonder dat ze een lokale partner nodig hebben, waardoor ze volledige operationele autonomie hebben.

Communicatiegemak

Omdat Engels een van de officiële talen van Singapore is, kunnen internationale bedrijven efficiënter communiceren en stuiten ze tijdens zakelijke bijeenkomsten op minder taalbarrières.

Snel goedkeuringsproces

Bedrijven kunnen sneller van start gaan omdat het registratieproces voor vertegenwoordigingen relatief snel verloopt en meestal slechts vijf werkdagen in beslag neemt.

Verboden activiteiten voor vertegenwoordigingen in Singapore

Hieronder volgt een overzicht van de activiteiten die een vertegenwoordigingskantoor niet kan uitvoeren:

1. Handel drijven of inkomsten genereren

Vertegenwoordigingen mogen geen handel drijven, zoals het kopen of verkopen van goederen of diensten. Deze beperking zorgt ervoor dat RO's niet-commercieel blijven en niet concurreren met lokale bedrijven.

2. Consultancy diensten

RO's kunnen geen adviesdiensten aanbieden of betaald advies geven aan klanten.

3. Zakelijke contracten aangaan of daarover onderhandelen

Een RO kan geen overeenkomsten aangaan, onderhandelen over contracten of facturen uitschrijven namens het moederbedrijf. Dergelijke activiteiten vallen onder een bedrijfsentiteit, niet onder een RO, aangezien het gaat om directe commerciële verbintenissen.

4. Magazijnen leasen

Aangezien RO's geen goederen kunnen opslaan voor handelsdoeleinden, is deze activiteit niet in lijn met hun goedgekeurde functies.

5. Leveranciers zoeken of identificeren

Hoewel RO's marktonderzoek mogen doen om leveranciers en trends in de sector te analyseren, kunnen ze niet actief inkopen bij of overeenkomsten aangaan met leveranciers voor het moederbedrijf.

6. Deelnemen aan promotionele activiteiten

Promotionele activiteiten zoals reclame, marketingcampagnes of PR-initiatieven om de verkoop te stimuleren of inkomsten te creëren, zijn verboden.

Conclusie

Een innovatieve en effectieve methode voor internationale bedrijven om toegang te krijgen tot de Singaporese markt en zakelijke vooruitzichten te onderzoeken zonder de rompslomp van het opzetten van een volwaardige dochteronderneming, is het openen van een vertegenwoordigingskantoor. Het is echter van cruciaal belang om te weten wat de vereisten zijn om in aanmerking te komen, welke activiteiten een vertegenwoordiging mag uitvoeren en welk papierwerk vereist is voor registratie.

Met behulp van deze richtlijnen kunnen buitenlandse bedrijven met succes een vertegenwoordigingskantoor opzetten in Singapore en garanderen dat ze voldoen aan alle wettelijke vereisten. Om ervoor te zorgen dat de procedure soepel verloopt en de lokale wetgeving wordt gevolgd, wordt geadviseerd om advies in te winnen bij een professionele dienstverlener of juridisch adviseur voor verdere ondersteuning.