Comment créer un bureau de représentation à Singapour : Un guide étape par étape

Grâce à sa législation fiscale efficace, à son système judiciaire solide et à sa situation stratégique en Asie du Sud-Est, Singapour est l'une des principales destinations commerciales au monde. Un bureau de représentation est une option simple et abordable pour les entreprises internationales qui souhaitent s'implanter sur le marché singapourien sans créer de filiale. Sans les inconvénients liés au lancement d'une société à part entière, un bureau de représentation permet aux entreprises de promouvoir leurs produits, de réaliser des études de marché et de cultiver des relations.

Ce guide vous présente les étapes essentielles, les exigences légales et les éléments à prendre en compte pour ouvrir un bureau de représentation à Singapour afin de garantir une mise en place sans heurts.

Critères d'éligibilité pour l'établissement d'un bureau de représentation à Singapour

Pour ouvrir un bureau de représentation à Singapour, les entreprises doivent satisfaire à des exigences spécifiques. Ces normes permettent de confirmer que l'entreprise est une société étrangère valide et que les activités du bureau de représentation sont conformes à la législation singapourienne.

Âge de l'entreprise

La société étrangère doit faire la preuve de son expérience opérationnelle en étant en activité depuis au moins trois ans. Cette exigence permet de s'assurer que la société mère est bien établie et suffisamment stable pour gérer des opérations à Singapour.

Chiffre d'affaires minimum

Pour asseoir sa crédibilité, la société étrangère doit réaliser un chiffre d'affaires annuel minimum de 250 000 USD. Ce critère garantit que la société mère dispose de ressources financières suffisantes pour soutenir les activités d'un bureau de représentation.

Limitations concernant les employés

L'OR peut embaucher un maximum de cinq employés. La société mère doit nommer un représentant en chef pour superviser les opérations et l'envoyer à Singapour.

Exigences en matière de dénomination

Le nom du bureau de représentation doit correspondre à celui de la société mère. Cela permet de maintenir une certaine cohérence et de s'assurer que le bureau de représentation est identifié comme une extension de la société étrangère.

Identification claire

Un bureau de représentation doit s'identifier comme tel dans toutes les formes de communication et d'image de marque. Le statut du bureau de représentation doit être explicitement mentionné sur :

• Badges et cartes d'identification des employés.
• Cartes de visite utilisées par les membres du personnel.
• Plaques, signalisation et matériel de correspondance tel que courriels, lettres et factures.

Obligations légales

Bien qu'une organisation régionale n'exerce pas d'activités génératrices de revenus, elle reste soumise à certaines obligations légales en vertu du droit singapourien. Ces obligations sont les suivantes

• Conformité fiscale : L'OR doit se conformer aux réglementations fiscales en vigueur, notamment en ce qui concerne le paiement des impôts sur les salaires du personnel.
• Rapport annuel : L'OR doit soumettre des déclarations annuelles aux autorités compétentes.
• Tenue de registres : Des registres et des comptes appropriés doivent être tenus à des fins d'audit et d'examen réglementaire.

Documents nécessaires à l'enregistrement d'un bureau de représentation à Singapour

Pour enregistrer un Bureau de représentation à SingapourLes documents suivants sont nécessaires :

Documents essentiels pour l'enregistrement

Les documents suivants doivent être soumis au cours de la procédure d'enregistrement afin de vérifier les détails de la société mère et de s'assurer de la conformité avec la réglementation singapourienne :

1. Certificat de constitution ou d'enregistrement de l'entreprise

Une copie électronique du registre du commerce ou du certificat de constitution de la société mère est nécessaire.

2. États financiers et rapports d'audit

Il est essentiel d'envoyer des copies électroniques des états financiers et des rapports d'audit les plus récents de la société mère. Ces documents attestent de la stabilité économique de l'entreprise et garantissent qu'elle remplit les conditions relatives au chiffre d'affaires minimum.

3. Description des activités proposées

Les activités proposées par le bureau de représentation doivent être expliquées en détail. Il doit ressortir de la description que le bureau sera impliqué dans des activités non commerciales telles que les études de marché, la publicité ou le travail de liaison.

4. Nomination d'un représentant en chef

La société mère doit nommer un représentant principal chargé de superviser les activités du bureau régional à Singapour.

Exigences linguistiques pour la documentation

Les entreprises doivent soumettre tous les documents en anglais. L'entreprise étrangère est chargée de fournir des traductions anglaises certifiées si les documents originaux sont rédigés dans une autre langue.

• La présentation de documents inexacts ou incomplets retarde inutilement le traitement de la demande.
• Des incohérences importantes ou des documents manquants peuvent même entraîner le rejet de la demande.
• Les entreprises doivent consacrer suffisamment de temps à la préparation des documents requis afin de s'assurer qu'ils sont exacts et complets.

Exigences supplémentaires pour la société mère

Pour créer un bureau de représentation à Singapour, la société mère doit remplir les conditions suivantes :

Chiffre d'affaires minimum et historique d'exploitation

L'entreprise doit générer un chiffre d'affaires annuel d'au moins 250 000 USD. Elle doit être en activité depuis au moins trois ans.

Restriction concernant le personnel

Le RO ne peut embaucher qu'un maximum de quatre travailleurs, qu'ils soient nationaux ou étrangers.

Compte Corppass

• Avant de demander l'enregistrement d'un RO, toutes les entreprises étrangères doivent disposer d'un compte Corppass.
• L'administrateur Corppass désigné doit disposer d'un numéro NRIC/FIN à jour.
• Les entreprises qui n'ont pas de numéro NRIC/FIN doivent faire appel à un mandataire local tiers pour gérer la procédure d'enregistrement du RO.

Comment établir un bureau de représentation à Singapour

Vous pouvez démarrer le enregistrement du bureau de représentation à Singapour Après avoir obtenu tous les documents nécessaires, vous pouvez vous engager dans le processus de création d'un bureau de représentation à Singapour. Les procédures essentielles pour établir un bureau de représentation à Singapour sont les suivantes.

Étape 1 : Soumettre la demande par l'intermédiaire d'Enterprise Singapore

• Enterprise Singapore, l'organisme gouvernemental responsable de l'enregistrement des bureaux de représentation, traite les demandes d'établissement d'un bureau de représentation. La demande doit être accompagnée d'un résumé des activités proposées par le bureau de représentation et d'informations sur la situation financière de la société mère.

Étape 2 : Soumettre les documents justificatifs

Vous devez joindre les pièces justificatives suivantes :

• Les états financiers vérifiés des trois dernières années de la société mère.
• Preuve de l'enregistrement de la société mère dans le pays.
• Liste des employés responsables de la gestion de l'OR à Singapour.

Étape 3 : Paiement de la taxe de dépôt

• Les entreprises doivent s'acquitter d'une taxe de dépôt pour l'enregistrement d'un RO, généralement comprise entre 200 et 300 SGD, selon le type d'entreprise.

Étape 4 : Approbation et début des opérations

Une fois approuvé, le bureau de représentation peut commencer ses activités immédiatement.

• L'OR fonctionne initialement pour un an et doit renouveler son enregistrement chaque année.
• Un organisme de réglementation peut exercer ses activités à Singapour pendant trois ans au maximum avant de passer à une autre structure commerciale pour poursuivre ses activités.

Avantages de l'établissement d'un bureau de représentation à Singapour

Situation stratégique

Située à l'intersection d'importantes routes commerciales, Singapour bénéficie d'une situation idéale pour accéder aux marchés de l'Asie du Sud-Est. Les entreprises de la région peuvent opérer plus facilement grâce à cet avantage géographique.

Un environnement favorable aux entreprises

L'économie solide de Singapour et sa situation politique stable en font une destination de choix pour les entreprises internationales. Ses lois favorables aux entreprises attirent à la fois les startups et les grandes entreprises.

Faibles coûts d'installation

Par rapport à d'autres formes d'entreprises telles que les filiales ou les succursales, l'ouverture d'un bureau de représentation entraîne généralement des coûts d'installation moins élevés. C'est donc un choix abordable pour les entreprises internationales qui souhaitent tester le marché.

Présence de la marque

L'établissement d'un bureau régional permet à votre entreprise de mieux se faire connaître à Singapour et sur le marché plus vaste de l'Asie du Sud-Est. Il peut vous aider à gagner la confiance de vos partenaires et clients locaux en démontrant votre attachement à la région.

Aucun partenaire local n'est nécessaire

Contrairement à plusieurs autres pays, Singapour permet aux entreprises étrangères d'ouvrir un bureau de représentation sans avoir besoin d'un partenaire local, ce qui leur confère une totale autonomie opérationnelle.

Facilité de communication

L'anglais étant l'une des langues officielles de Singapour, les entreprises internationales peuvent communiquer plus efficacement et rencontrer moins de barrières linguistiques lors des réunions d'affaires.

Processus d'approbation rapide

Les entreprises peuvent commencer leurs activités plus tôt, car la procédure d'enregistrement du bureau de représentation est relativement rapide, puisqu'elle ne prend généralement que cinq jours ouvrables.

Activités interdites aux bureaux de représentation à Singapour

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des activités qu'un bureau de représentation ne peut pas effectuer :

1. Exercer des activités commerciales ou génératrices de revenus

Les bureaux de représentation ne peuvent pas exercer d'activités commerciales, telles que l'achat ou la vente de biens ou de services. Cette restriction garantit que les bureaux de représentation restent non commerciaux et n'entrent pas en concurrence avec les entreprises locales.

2. Fournir des services de conseil

Les OR ne peuvent pas offrir de services de conseil ou fournir des conseils rémunérés aux clients.

3. Conclusion ou négociation de contrats commerciaux

Les OR ne peuvent pas conclure d'accords, négocier des contrats ou émettre des factures au nom de la société mère. Ces activités relèvent de la compétence d'une entité commerciale, et non d'un BR, car elles impliquent des engagements commerciaux directs.

4. Location d'entrepôts

Étant donné que les OR ne peuvent pas stocker de marchandises à des fins commerciales, cette activité n'est pas conforme à leurs fonctions approuvées.

5. Recherche ou identification des fournisseurs

Bien que les OR puissent effectuer des études de marché pour analyser les fournisseurs et les tendances du secteur, ils ne peuvent pas rechercher activement des fournisseurs pour la société mère ni conclure des accords avec eux.

6. Participer à des activités promotionnelles

Les activités promotionnelles telles que la publicité, les campagnes de marketing ou les initiatives de relations publiques visant à stimuler les ventes ou à créer des opportunités de revenus sont interdites.

Conclusion

L'ouverture d'un bureau de représentation à Singapour est une méthode innovante et efficace permettant aux entreprises internationales d'accéder au marché singapourien et d'étudier les perspectives commerciales sans avoir à se préoccuper des difficultés liées à l'établissement d'une filiale à part entière. Néanmoins, il est essentiel de comprendre les conditions d'éligibilité, les types d'opérations qu'un bureau de représentation est autorisé à effectuer et les documents requis pour l'enregistrement.

Grâce à ces conseils, les entreprises étrangères peuvent établir avec succès un bureau de représentation à Singapour et s'assurer qu'elles respectent toutes les exigences réglementaires. Pour garantir le bon déroulement de la procédure et le respect de la législation locale, il est conseillé de demander l'avis d'un prestataire de services professionnel ou d'un conseiller juridique.