Cómo crear una oficina de representación en Singapur: Guía paso a paso

Gracias a su eficaz legislación fiscal, su sólido sistema judicial y su ubicación estratégica en el Sudeste Asiático, Singapur es uno de los principales destinos empresariales del mundo. Una oficina de representación es una opción sencilla y asequible para las empresas internacionales que desean entrar en el mercado de Singapur sin crear una filial. Sin las molestias de crear una empresa de pleno derecho, una oficina de representación permite a las empresas promocionar productos, realizar estudios de mercado y establecer contactos.

Esta guía le guiará a través de los pasos esenciales, los requisitos legales y las consideraciones a tener en cuenta para abrir una oficina de representación en Singapur, con el fin de garantizar una instalación sin problemas.

Criterios para establecer una oficina de representación en Singapur

Para abrir una oficina de representación en Singapur, las empresas deben cumplir unos requisitos específicos. Estas normas ayudan a confirmar que la empresa es una sociedad extranjera válida y que las operaciones de la oficina de representación cumplen la legislación de Singapur.

Edad de la empresa

La empresa extranjera debe demostrar su experiencia operativa con una antigüedad mínima de tres años. Este requisito ayuda a garantizar que la empresa matriz está bien establecida y es lo suficientemente estable como para gestionar operaciones en Singapur.

Volumen de negocios mínimo

Para mayor credibilidad, la empresa extranjera debe alcanzar un volumen de negocios anual mínimo de 250.000 USD. Este parámetro garantiza que la empresa matriz dispone de recursos financieros suficientes para mantener las operaciones de una oficina de representación.

Limitaciones para los empleados

La OR puede contratar a un máximo de cinco empleados. La empresa matriz debe nombrar a un representante principal para supervisar las operaciones y enviarlo a Singapur.

Requisitos de denominación

El nombre de la oficina de representación debe coincidir con el de la sociedad matriz. Ayuda a mantener la coherencia y garantiza que la OR se identifique como una extensión de la empresa extranjera.

Identificación clara

Una oficina de representación debe identificarse como tal en todas las formas de comunicación y branding. El estatus de la OR debe indicarse explícitamente en:

• Placas y tarjetas de identificación de los empleados.
• Tarjetas de visita utilizadas por los miembros del personal.
• Placas, señalización y material de correspondencia como correos electrónicos, cartas y facturas.

Obligaciones legales

Aunque una OR no realiza actividades generadoras de ingresos, sigue estando sujeta a determinadas obligaciones legales en virtud de la legislación de Singapur. Estas obligaciones incluyen:

• Cumplimiento fiscal: La OR debe cumplir la normativa fiscal aplicable, como el pago de impuestos sobre los salarios del personal.
• Informes anuales: El OR debe presentar declaraciones anuales a las autoridades competentes.
• Mantenimiento de registros: Deben mantenerse registros y cuentas adecuados a efectos de auditoría y revisiones reglamentarias.

Documentos necesarios para registrar una oficina de representación en Singapur

Para registrar un Oficina de representación en Singapurse requiere la siguiente documentación:

Documentos esenciales para la inscripción

Los siguientes documentos deben presentarse durante el proceso de registro para verificar los datos de la empresa matriz y garantizar el cumplimiento de la normativa de Singapur:

1. Certificado de constitución o registro mercantil

Se necesita una copia en papel del registro mercantil o certificado de constitución de la empresa matriz.

2. Estados financieros e informes de auditoría

Es esencial enviar copias en papel de los estados financieros y los informes auditados más recientes de la empresa matriz. Estos registros dan fe de la estabilidad económica de la empresa y garantizan que cumple los requisitos de facturación mínima.

3. Descripción de las actividades propuestas

Las actividades propuestas por la OR deben explicarse detalladamente. De la descripción debe desprenderse que la oficina se dedicará a actividades no comerciales, como estudios de mercado, publicidad o labores de enlace.

4. Nombramiento de un Representante Principal

La empresa matriz debe nombrar a un Representante Principal para supervisar las actividades de la OR en Singapur.

Requisitos lingüísticos para la documentación

Las empresas deben presentar todos los documentos en inglés. La empresa extranjera se encarga de entregar traducciones juradas al inglés si los documentos originales están en otro idioma.

• Presentar documentación inexacta o incompleta retrasa innecesariamente la tramitación.
• Las incoherencias significativas o la falta de documentación podrían incluso dar lugar a la denegación de la solicitud.
• Las empresas deben dedicar tiempo suficiente a preparar los documentos requeridos para garantizar su exactitud y exhaustividad.

Requisitos adicionales para la empresa matriz

Para crear una RO en Singapur, la empresa matriz debe cumplir los siguientes requisitos:

Volumen de negocios mínimo e historial operativo

La empresa debe generar al menos 250.000 USD de ingresos anuales. Debe haber estado en funcionamiento durante al menos tres años.

Restricción de personal

La OR sólo puede contratar a un máximo de cuatro trabajadores, entre nacionales y extranjeros.

Cuenta Corppass

• Antes de solicitar la inscripción en el RO, todas las empresas extranjeras deben tener una Cuenta Corppass.
• El administrador de Corppass designado debe tener un número NRIC/FIN actualizado.
• Las empresas que no dispongan de número NRIC/FIN deberán recurrir a un apoderado local externo para gestionar el proceso de inscripción en el RO.

Cómo crear una oficina de representación en Singapur

Puede iniciar el registro de la oficina de representación Singapur después de haber obtenido toda la documentación necesaria. Los trámites esenciales para crear una oficina de representación en Singapur son los siguientes.

Paso 1: Presentar la solicitud a través de Enterprise Singapore

• Enterprise Singapore, el organismo gubernamental responsable del registro de las OR, tramita las solicitudes para establecer una oficina de representación. Junto con la solicitud, debe presentarse un resumen de las operaciones propuestas para la oficina de representación y datos sobre la situación financiera de la empresa matriz.

Paso 2: Presentar documentos justificativos

Deberá adjuntar los siguientes justificantes:

• Los estados financieros auditados de los tres últimos años de la empresa matriz.
• Prueba del registro mercantil nacional de la empresa matriz.
• Una lista de los empleados responsables de la gestión de la OR en Singapur.

Paso 3: Pagar la tasa de presentación

• Las empresas deben pagar una tasa para registrar una OR, que suele oscilar entre 200 y 300 SGD, según el tipo de empresa.

Paso 4: Aprobación e inicio de las operaciones

Una vez aprobada, la oficina de representación puede empezar a funcionar inmediatamente.

• La OR opera inicialmente durante un año y debe renovar su registro anualmente.
• Una OR puede funcionar en Singapur hasta tres años antes de pasar a otra estructura empresarial para continuar sus actividades.

Ventajas de crear una oficina de representación en Singapur

Ubicación estratégica

Situada en la intersección de importantes rutas comerciales, Singapur goza de una ubicación ideal para acceder a los mercados del Sudeste Asiático. Las empresas de la zona pueden operar más fácilmente gracias a esta ventaja geográfica.

Entorno favorable a las empresas

La sólida economía de Singapur y su estable situación política la hacen deseable para las empresas internacionales. Sus leyes favorables a la actividad empresarial atraen tanto a startups como a grandes empresas.

Bajos costes de instalación

En comparación con otros formatos empresariales como las filiales o las sucursales, la apertura de una oficina de representación suele conllevar unos costes de establecimiento más baratos. Por eso es una opción asequible para las empresas internacionales que quieren probar el mercado.

Presencia de marca

Establecer una OR eleva el perfil de su empresa en Singapur y en el mercado más amplio del Sudeste Asiático. Puede ayudarle a ganarse la confianza de socios y clientes locales demostrando su dedicación a la zona.

No se necesita socio local

A diferencia de otros países, Singapur permite a las empresas extranjeras abrir una oficina de representación sin necesidad de un socio local, lo que les da total autonomía operativa.

Facilidad de comunicación

Dado que el inglés es una de las lenguas oficiales de Singapur, las empresas internacionales pueden comunicarse más eficazmente y encontrar menos barreras lingüísticas durante las reuniones de negocios.

Proceso de aprobación rápido

Las empresas pueden empezar a operar antes porque el proceso de registro de la oficina de representación es comparativamente rápido y suele requerir sólo cinco días laborables.

Actividades prohibidas para las oficinas de representación en Singapur

A continuación encontrará un resumen de las actividades que no puede realizar una oficina de representación:

1. Ejercer actividades comerciales o generadoras de ingresos

Las oficinas de representación no pueden realizar actividades comerciales, como la compra o venta de bienes o servicios. Esta restricción garantiza que las OR sigan siendo no comerciales y no compitan con las empresas locales.

2. Prestación de servicios de consultoría

Los OR no pueden ofrecer servicios de consultoría ni prestar asesoramiento remunerado a los clientes.

3. Celebrar o negociar contratos comerciales

Las OR no pueden celebrar acuerdos, negociar contratos ni emitir facturas en nombre de la empresa matriz. Estas actividades corresponden a una entidad comercial, no a una OR, ya que implican compromisos comerciales directos.

4. Arrendamiento de almacenes

Dado que las OR no pueden almacenar mercancías con fines comerciales, esta actividad no se ajusta a sus funciones autorizadas.

5. Búsqueda o identificación de proveedores

Aunque las OR pueden realizar estudios de mercado para analizar a los proveedores y las tendencias del sector, no pueden buscar activamente proveedores para la empresa matriz ni firmar acuerdos con ellos.

6. Participación en actividades de promoción

Están prohibidas las actividades promocionales como la publicidad, las campañas de marketing o las iniciativas de relaciones públicas para impulsar las ventas o crear oportunidades de ingresos.

Conclusión

Un método innovador y eficaz para que las empresas internacionales accedan al mercado de Singapur e investiguen las perspectivas de negocio sin tener que lidiar con las molestias de establecer una filial en toda regla es abrir allí una oficina de representación. No obstante, es fundamental comprender los requisitos de elegibilidad, los tipos de operaciones que una oficina de representación está autorizada a realizar y los trámites necesarios para el registro.

Con esta orientación, las empresas extranjeras pueden establecer con éxito una oficina de representación en Singapur y garantizar que cumplen todos los requisitos reglamentarios. Para garantizar que el procedimiento se desarrolle sin problemas y se ajuste a la legislación local, se aconseja obtener asesoramiento de un proveedor de servicios profesionales o de un asesor jurídico para obtener más ayuda.