Wie man ein Repräsentanzbüro in Singapur einrichtet: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Gründung eines Unternehmens auf einem neuen Markt kann viel Arbeit bedeuten. Aber wie wäre es, wenn Sie das Wasser testen könnten, ohne gleich voll einzusteigen? Ein Repräsentanzbüro kann Ihnen dabei helfen! Ohne großen finanziellen Aufwand ermöglicht eine Repräsentanz Ihrem Unternehmen, vor Ort präsent zu sein, das Marktpotenzial zu erkunden und wichtige Kontakte zu knüpfen.

Singapur ist eine hervorragende Option für Unternehmen, die in Südostasien wachsen wollen. Warum? Es ist bekannt für seine unternehmensfreundliche Atmosphäre, seine günstige Lage und seine stabile Wirtschaft. Durch die Registrierung einer Repräsentanz in Singapur können Sie problemlos eine Niederlassung gründen, die sich um Marketing, Kundendienst oder Forschung kümmert. Später können Sie sich um den Vertrieb oder komplexe Vorgänge kümmern.

Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch alles, was Sie über die Registrierung einer Repräsentanz in Singapur wissen müssen. Wir haben alles von den Zulassungsvoraussetzungen bis hin zum Antragsverfahren behandelt.

Zulassungskriterien für die Eintragung einer Repräsentanz

Internationale Unternehmen müssen die folgenden Bedingungen erfüllen, um eine Repräsentanz (RO) in Singapur zu registrieren:

Alter des Unternehmens: Das ausländische Unternehmen muss mindestens drei Jahre lang tätig gewesen sein.

Mindestverkaufsumsatz: Die Muttergesellschaft muss einen jährlichen Umsatz von mindestens 250.000 USD erzielen.

Beschränkungen für Arbeitnehmer: Die RO darf höchstens fünf Personen beschäftigen. Ein Hauptvertreter der Muttergesellschaft muss ausgewählt und nach Singapur entsandt werden, um den Betrieb zu überwachen.

Anforderungen an die Namensgebung: Der Name der Repräsentanz muss mit dem Namen der Muttergesellschaft übereinstimmen. Änderungen können individuell vorgenommen werden, wenn eine lokale singapurische Gesellschaft denselben Namen verwendet.

Eindeutige Identifizierung: Die RO muss ihren Status auf allen Kommunikationsmaterialien, wie z. B. Plaketten, Visitenkarten und Mitarbeiterausweisen, deutlich angeben, um darauf hinzuweisen, dass es sich um eine Repräsentanz handelt.

Gesetzliche Verpflichtungen: Repräsentanzbüros müssen die Vorschriften Singapurs einhalten, wozu die Zahlung der geltenden Steuern, die Einreichung von Jahreserklärungen und die Führung genauer Aufzeichnungen und Bücher gehören.

Erlaubte Tätigkeiten für eine Repräsentanz

Nur für nicht-kommerzielle Zwecke: Eine Repräsentanz in Singapur darf nur gemeinnützige Tätigkeiten ausüben, die mit dem Geschäft der Muttergesellschaft zusammenhängen. Dazu gehören Marktforschung, Durchführbarkeitsstudien und Verbindungsaufgaben.

Verbotene Aktivitäten: Eine RO kann keine gewinnbringenden Aktivitäten durchführen. Sie kann keine Verträge unterzeichnen, keine Rechnungen ausstellen, keine Dienstleistungen erbringen und keine Waren verkaufen.

Zeitplan für die Registrierung einer Repräsentanz in Singapur

Die Gründung einer Repräsentanz (RO) in Singapur erfordert zahlreiche Schritte, die von den zuständigen Behörden genehmigt werden müssen. Im Folgenden finden Sie eine ausführliche Übersicht über den Zeitplan für die Registrierung:

Vorbereitung der Dokumente: Die Unternehmen müssen alle erforderlichen Unterlagen zusammenstellen, bevor sie mit der Registrierung beginnen. Dazu gehören die letzten geprüften Jahresabschlüsse, unterstützende Unterlagen und ein ausgefülltes Antragsformular. Wenn Sie sicherstellen, dass alle Dokumente aktuell und korrekt sind, kann das Verfahren beschleunigt werden.

Einreichung des Antrags: Das Unternehmen Singapur oder eine andere befugte Stelle nimmt den Antrag entgegen. Es ist von entscheidender Bedeutung zu überprüfen, ob alle Formulare korrekt ausgefüllt sind und alle erforderlichen Informationen vorhanden sind.

Fernregistrierung: Ein Vorteil der Einrichtung einer Repräsentanz in Singapur ist, dass während der Registrierungsphase kein physischer Besuch im Land erforderlich ist. Mit der Möglichkeit, alles aus der Ferne über Online-Einreichungen oder lokale Berater zu verwalten, ist diese Funktion für Unternehmen im Ausland besonders praktisch.

Genehmigungsverfahren: Die Behörden prüfen den Antrag und die beigefügten Unterlagen nach der Einreichung. Das Genehmigungsverfahren ist mit einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von fünf Werktagen vergleichsweise schnell. In dieser Zeit wird der Antrag geprüft, um sicherzustellen, dass er den Normen entspricht; etwaige Unstimmigkeiten können zu zusätzlichen Fragen oder zur Anforderung weiterer Unterlagen führen.

Aufnahme der Tätigkeit: Die Repräsentanz ist formell registriert und kann nach Erhalt der Genehmigung ihre Tätigkeit in Singapur aufnehmen. Die Repräsentanz kann sich auf nicht-kommerzielle Aktivitäten konzentrieren, darunter Durchführbarkeitsstudien, Networking, Marktforschung und die Entwicklung von Partnerschaften. Durch diese Initiativen kann die Muttergesellschaft den lokalen Markt besser verstehen und Pläne für künftiges Wachstum erstellen.

Erforderliche Dokumente für die Registrierung

Für die Eintragung einer Repräsentanz in Singapur sind die folgenden Dokumente erforderlich:

• Ein Softcopy des Certificate of Incorporation oder der Registrierungsbescheinigung des ausländischen Unternehmens in englischer Sprache oder eine offizielle Übersetzung ins Englische ist beigefügt.
• Eine Kopie des letzten Jahresabschlusses des ausländischen Unternehmens.
• Ein Genehmigungsschreiben des Mutterunternehmens des ausländischen Unternehmens zur Eröffnung einer Repräsentanz in Singapur.
• Eine Kopie des geplanten Miet- oder Pachtvertrags für die Büroräume, die das Repräsentanzbüro belegen soll.
• Ein ausgefülltes Erklärungsformular, in dem bestätigt wird, dass die Repräsentanz keine gewerbliche Tätigkeit ausüben wird, unterzeichnet vom Geschäftsführer der ausländischen Einrichtung oder einer gleichwertigen Person.
• Es wurde ein Antragsformular ausgefüllt, um eine Repräsentanz in Singapur zu registrieren.

Die Unterlagen müssen in englischer Sprache abgefasst oder offiziell ins Englische übersetzt sein. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass alle Unterlagen genau und korrekt übersetzt sind, da etwaige Unstimmigkeiten oder Fehler zu Verzögerungen oder zur Ablehnung des Antrags führen können.

Wie man eine Repräsentanz in Singapur einrichtet

Schritt 1: Einreichung des Antrags über Enterprise Singapore

• Der Antrag sollte über Enterprise Singapore gestellt werden, die für die Registrierung von Repräsentanzen zuständige Regierungsbehörde.
• Geben Sie einen kurzen Überblick über die finanzielle Situation der Muttergesellschaft und die Tätigkeit der Repräsentanz.

Schritt 2: Einreichen von Unterlagen

• Fügen Sie die drei letzten geprüften Jahresabschlüsse der Muttergesellschaft hinzu.
• Legen Sie Unterlagen über die inländische Registrierung der Muttergesellschaft vor.
• Nennen Sie die Mitarbeiter, die mit der Leitung der Repräsentanz in Singapur betraut sind.

Schritt 3: Zahlung der Anmeldegebühr

• Je nach Unternehmen kann die Anmeldegebühr für die Eröffnung einer Repräsentanz zwischen SGD 200 und SGD 300 liegen.

Schritt 4: Genehmigung und Aufnahme der Tätigkeit

• Sobald der Antrag genehmigt ist, kann die Repräsentanz sofort ihre Arbeit aufnehmen.
• Die anfängliche Betriebsdauer beträgt ein Jahr. Um die Tätigkeit fortzusetzen, muss das Büro jährlich einen neuen Antrag stellen.
• Eine Repräsentanz kann maximal drei Jahre lang in Singapur tätig sein. Danach muss sie in Erwägung ziehen, eine andere Unternehmensstruktur zu wählen, um ihre Präsenz fortzusetzen.

Compliance-Anforderungen nach der Registrierung für eine Repräsentanz in Singapur

• Sobald der Antrag auf ein Repräsentanzbüro (RO) genehmigt ist, wird ein Genehmigungsschreiben zur Bestätigung der Registrierung ausgestellt.
• Die RO ist nach erfolgreicher Registrierung ein Jahr lang gültig.
• Die Muttergesellschaft muss den Antrag 7 Tage vor dem Ablaufdatum erneuern, um einen kontinuierlichen Betrieb zu gewährleisten.
• Die RO ist verpflichtet, die örtlichen Gesetze und Vorschriften einzuhalten, einschließlich der Einreichung von Jahreserklärungen und der Führung genauer Finanzunterlagen.
• In allen Mitteilungen und Materialien der RO muss ihr Status als Vertretungsbüro angegeben werden.
• Die Repräsentanz muss sicherstellen, dass ihre Aktivitäten nicht kommerziell sind und sich ausschließlich auf Marktforschung, Verbindungsaktivitäten und Durchführbarkeitsstudien konzentrieren.

Vorteile der Einrichtung eines Repräsentanzbüros in Singapur

Strategischer Standort: Singapur liegt an der Kreuzung wichtiger Handelswege und ist damit ein ideales Drehkreuz für den Zugang zu den südostasiatischen Märkten. Dieser geografische Vorteil erleichtert die Geschäftstätigkeit in der gesamten Region.

Geschäftsfreundliches Umfeld: Singapur ist für sein stabiles politisches Klima und seine robuste Wirtschaft bekannt und bietet ein günstiges Umfeld für ausländische Unternehmen. Die wirtschaftsfreundlichen Vorschriften ziehen multinationale Unternehmen und Start-ups gleichermaßen an.

Niedrige Einrichtungskosten: Die Gründung einer Repräsentanz ist im Allgemeinen mit geringeren Kosten verbunden als andere Unternehmensstrukturen wie Tochtergesellschaften oder Niederlassungen. Dies macht sie zu einer kosteneffizienten Option für ausländische Unternehmen, die den Markt testen.

Markenpräsenz: Die Einrichtung einer RO erhöht den Bekanntheitsgrad Ihrer Marke in Singapur und auf dem gesamten südostasiatischen Markt. Sie signalisiert Ihr Engagement in der Region und kann dazu beitragen, Vertrauen bei lokalen Partnern und Kunden aufzubauen.

Kein lokaler Partner erforderlich: Im Gegensatz zu anderen Ländern brauchen ausländische Unternehmen in Singapur keinen Partner vor Ort, um eine Repräsentanz zu gründen, so dass sie die vollständige Kontrolle über die Geschäftstätigkeit haben.

Leichte Kommunikation: Englisch ist eine der Amtssprachen in Singapur, was die Kommunikation für ausländische Unternehmen erleichtert und die Sprachbarriere bei geschäftlichen Kontakten verringert.

Schnelles Genehmigungsverfahren: Das Registrierungsverfahren für eine Repräsentanz ist relativ zügig und dauert in der Regel nur etwa fünf Arbeitstage, so dass die Unternehmen ihre Tätigkeit früher aufnehmen können.

Häufige Herausforderungen und wie man sie überwindet

Begrenzter Umfang der Aktivitäten: Eine Repräsentanz kann nur nicht-kommerzielle Tätigkeiten ausüben, was das direkte Engagement am Markt einschränken kann. Die Unternehmen sollten sich in dieser Phase auf das Sammeln von Marktkenntnissen und den Aufbau von Beziehungen konzentrieren, um sich auf eine künftige Expansion vorzubereiten.

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften navigieren: Das Verständnis der lokalen Gesetze kann für ausländische Unternehmen sehr komplex sein. Die Beauftragung eines lokalen Beraters oder Rechtsberaters kann helfen, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und die Registrierung zu vereinfachen.

Kulturelle Unterschiede: Unterschiede in der Geschäftskultur können zu Missverständnissen führen. Eine kulturelle Schulung der Mitarbeiter kann die Kommunikation verbessern und die Beziehungen zu den Partnern vor Ort fördern.

Geeigneten Büroraum finden: Geeignete Büroräume zu finden, kann schwierig und kostspielig sein. Flexible Arbeitsräume oder Servicebüros können kostengünstige Lösungen und betriebliche Flexibilität bieten.

Beibehaltung der Betriebskosten: Während die Einrichtungskosten niedrig sein mögen, können die laufenden Kosten schnell steigen. Die Erstellung und regelmäßige Überprüfung eines detaillierten Budgets kann zur Verwaltung und Optimierung der Betriebskosten beitragen.

Begrenzte Markenbekanntheit: Neue Repräsentanzen brauchen möglicherweise Hilfe, um ihre Bekanntheit zu steigern. Die Umsetzung gezielter Marketingstrategien und digitaler Plattformen kann dazu beitragen, den Bekanntheitsgrad der Marke wirksam zu steigern.

Schlussfolgerung

Die Einrichtung einer Repräsentanz in Singapur bietet ausländischen Unternehmen einen strategischen Einstieg in den pulsierenden südostasiatischen Markt. Mit seinem unternehmensfreundlichen Umfeld, der strategischen Lage und dem zügigen Genehmigungsverfahren bietet Singapur ein ideales Umfeld für die Markterkundung und die Sichtbarkeit der Marke.